La CNIL a publié un nouveau référentiel consacré aux durées de conservation des données personnelles en matière de ressources humaines.
Ce document est particulièrement pratique puisqu’il précise, pour chaque finalité RH, les durées de conservation applicables ainsi que leur fondement juridique.
Il peut notamment servir de base pour vérifier la conformité des pratiques liées à la gestion du personnel, au recrutement, à la paie ou plus largement aux traitements RH.
⚠️ La publication de ce référentiel est surtout l’occasion de vérifier que les durées prévues dans votre documentation sont réellement appliquées.
Deux vérifications peuvent notamment être réalisées :
- contrôler les durées indiquées dans votre notice d’information RGPD destinée aux salariés et dans votre registre des traitements ;
- vérifier que ces durées sont effectivement paramétrées dans vos outils RH, et les modifier si nécessaire.
Définir une durée de conservation dans un document ne suffit donc pas. Encore faut-il que les données soient effectivement supprimées ou archivées lorsque cette durée arrive à son terme.
💡 Ce nouveau référentiel rappelle ainsi un principe essentiel : la mise en conformité au RGPD est un processus continu. Les documents, procédures et paramétrages doivent être régulièrement vérifiés et mis à jour.
📩 Vous souhaitez vérifier ou mettre à jour les durées de conservation applicables à vos données RH ? Contactez-moi.